So organisieren Sie Ihren Schreibtisch, um Ihre beste Arbeit zu leisten

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Es war nicht das Schlimmste, aber auf dem Weg dorthin. (Brigid Schulte)

VonBrigid Schulte 6. Januar 2015 VonBrigid Schulte 6. Januar 2015

Mein Schreibtisch war schlimmer. Wackelnde Stapel eines Mischmaschs meines Lebens bei der Arbeit und zu Hause – Papiere und Notizbücher und Akten und Zeitschriften und anderes Zeug zum Lesen und Quittungen und gekritzelte Erinnerungen und Rechnungen zum Bezahlen und Anweisungen des Arztes und Pfadfinderinnen-Keksformulare und Türme von Visitenkarten.

Wenn ich nicht bald etwas unternahm, wusste ich, dass ich bald wieder mitten im Durcheinander sein würde, hyperventilieren, frustrierende Stunden damit verschwenden würde, Dinge zu suchen, Dinge zu tun, die ich versprochen hatte, und unsicher, wo ich jeden Tag anfangen soll. Mit anderen Worten, überfordert, überlastet und desorganisiert.

Also beschloss ich mit dem Anbruch eines neuen Jahres, mit einer sauberen Schiefertafel zu beginnen. Ich wollte herausfinden, wie ich meinen Schreibtisch und mein Büro so organisieren kann, dass ich meine beste und wichtigste Arbeit erledigen kann, anstatt im Weg zu stehen.

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Und weil ich dazu neige, mich selbst in Schwierigkeiten zu bringen, wenn es um die Dinge des Lebens geht, die ich nicht tun möchte, wie zum Beispiel meinen Schreibtisch aufzuräumen, habe ich Andrea Hancock, die Inhaberin von ., um Hilfe gebeten Geschickte Organisation in Washington und Mitglied der National Association of Professional Organizers.

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Bevor sie mit Projekten beginnt, die manchmal archäologischen Ausgrabungen gleichen, stellt Hancock ihren Kunden eine täuschend einfache Frage: Warum möchten Sie Ihren Schreibtisch reinigen?

WARUM: Die Frage, sagte sie, ist kritisch. Vielleicht möchten Sie produktiver sein und Ihren Workflow optimieren. Vielleicht möchten Sie einfach aufhören, sich so gestresst und desorganisiert zu fühlen. Oder vielleicht möchten Sie Zeit und Raum für andere, neue oder wichtigere Dinge schaffen, anstatt ständig in Papierstapeln herumzustöbern oder in chaotischen digitalen Dateien zu suchen. Was auch immer der Grund ist, Sie müssen Ihren verstehen.

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Wenn es schwierig wird – und manchmal wird es schwierig – muss man das Warum haben, sagte sie. Andernfalls können die Leute einfach in die gleichen Muster zurückfallen, die dazu geführt haben, dass sich das Papier überhaupt gestapelt hat.

PAPIERFLUSS VERSTEHEN: Als nächstes hilft Hancock den Leuten herauszufinden, wie Papier, E-Mails und andere Dinge ins Büro fließen und was mit ihnen passieren muss, wie sie wieder herauskommen. Was funktioniert? Wo bleiben die Dinger hängen? Wie harmonieren Dinge mit ihren To-Do-Listen und Kalendern? Oft beginnt das Problem damit, dass die Leute einfach nicht wissen, was sie mit den Dingen anfangen sollen, die hereinfließen, sagt sie, und dann keine feste Tages- oder Wochenzeit schaffen, um damit umzugehen.

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ERSTELLEN SIE EIN SYSTEM: Hier kommt sowohl die Schaffung eines Systems für die Handhabung der eingehenden Dinge als auch das Festlegen einer bestimmten Zeit für die Verwaltung der Büroverwaltung ins Spiel. Die meisten Papiere haben ein Ablaufdatum, sagte Hancock. Egal, ob Sie etwas von einem schwankenden Stapel aufheben oder die heutige Post öffnen, Hancock schlägt vor, auf drei verschiedene Arten an Papier zu denken:

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  • Aktiv: Das ist das Zeug, das normalerweise auf eine Pinnwand steigt oder am Kühlschrank kleben bleibt. Vielleicht eine Antwort auf eine Hochzeit oder eine Notiz vom Zahnarzt, um einen Termin zu vereinbaren. Sobald Sie es getan haben, können Sie es wegwerfen. Wenn Sie eine Hochzeitseinladung erhalten, legen die meisten Leute sie vielleicht hin und sagen: „Oh, das ist schön.“ Aber wenn Sie es gewohnt sind, ein Zufluss-Abfluss-System zu verwenden, tragen Sie sie in Ihren Kalender ein und notieren Sie sich die Antwort Datum, sagte sie. Wenn Sie dann geantwortet haben, entscheiden Sie, ob die Einladung in einem Erinnerungsordner archiviert wird, weil sie so hübsch ist, oder ob Sie sie wegwerfen können, damit sie Ihr Leben nicht überfrachtet.
  • Handlung: Hancock schlägt vor, eine ACTION-Datei auf Ihrem Desktop für Dinge zu speichern, die möglicherweise länger dauern, bevor Sie Maßnahmen ergreifen müssen, möchten oder können. Vielleicht ist es eine Erinnerung daran, Ihr Öl wechseln zu lassen. Steuerbescheinigungen. Oder einen Kreditkartenbeleg von einem Geschäft, in dem Sie möglicherweise innerhalb der nächsten 30 Tage einige Waren zurückgeben möchten. Und wenn sie fällig sind, werfen Sie sie entweder weg oder legen sie in ein Archiv.
  • Archiv: Dies ist für Papiere, die Sie in Ihrem physischen Bereich nicht so oft benötigen, aber sicherstellen möchten, dass sie leicht wiederauffindbar sind. Steuern der letzten Jahre. Ideen für ein neues Projekt. Ich benutze Aktenschränke. Hancock geht noch einen Schritt weiter. Ihr Ziel ist es, in diesem Jahr ein weitgehend papierloses Büro zu haben. Sie hat also zwei Scanner und scannt während ihrer Bürozeit Quittungen, Visitenkarten, Dokumente und Papiere zur Speicherung in der Cloud auf Google Drive, Dropbox oder Evernote und wirft das Papier dann weg.

ZEIT SCHAFFEN: Hancock selbst nutzt den Montag zum Planen und Organisieren. Und sie schlägt vor, sich eine gute Stunde oder anderthalb Stunden zu gönnen, um anzufangen. Sobald Sie anfangen, Ihre Muster zu bemerken und ein System einzurichten, das für Sie funktioniert, brauchen Sie möglicherweise nicht mehr so ​​viel Zeit für die Organisation, sagte sie. Sie schlägt auch vor, nicht zu erwarten, dass Sie in dieser Stunde alles auf den Grund gehen, sondern es als Investition für die Schaffung eines produktiven Workflows auf lange Sicht zu sehen.

Im Gespräch mit Hancock wurde mir klar, dass ich mich immer zu schuldig fühle, um mir die Zeit zu nehmen, Stapel zu sortieren, Dinge abzuheften oder sogar Quittungen zu sammeln. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich Erstattungen gegessen habe, weil ich meine Spesenabrechnung nicht rechtzeitig erhalten habe. Nicht klug. Ich kenne.

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Aber normalerweise fühle ich mich schon so gedrängt, leicht panisch und hinterher in der Arbeit, und dass es immer wichtigere und produktivere Dinge gibt, die ich sowieso erledigen sollte, wie Schreiben und Berichterstattung, dass ich mir nie eine regelmäßige Zeit für die Verwaltung genommen habe Sachen. Ich habe sogar versucht, über Done for You Solutions zu delegieren und einen persönlichen Assistenten einzustellen. Aber da sich herausstellt, dass sie auf den Philippinen ist, kann sie nicht reinkommen und meine Akte machen. Bürokram passiert also, wenn überhaupt, in einem herkulischen, wahnsinnigen Ausbruch. Danach bin ich so ausgebrannt, dass ich nicht mehr daran denken möchte, geschweige denn etwas tun, also beginnen sich die Haufen wieder aufzubauen.

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Hancock hört das oft. Manchmal organisieren wir Quittungen, wenn wir wichtigere Aufgaben vermeiden, sagte sie. Aber wenn Sie eine konsistente Zeit für die Büroverwaltung festgelegt haben, dann zögern Sie nicht. Du tust, was du dir vorgenommen hast. Und je mehr Sie es tun, desto mehr erkennen Sie, dass die Organisation alle anderen, wichtigeren Aspekte Ihres Lebens unterstützt.

KREATIVITÄT UND CHAOS? An dieser Stelle ist es wichtig zu beachten, dass Ihr Schreibtisch möglicherweise nicht ordentlich ist, insbesondere wenn Sie kreativ arbeiten. Kathleen Vohs, Sozialpsychologin, und ihre Kollegen von der University of Minnesota habe eine Reihe von Experimenten durchgeführt und fanden heraus, dass Menschen in einer geordneten Umgebung zu gesünderer Ernährung und Großzügigkeit neigen, aber in ihrem Denken tendenziell konventioneller sind, während Menschen in unordentlicheren Umgebungen kreativer waren. (Vohs et al. haben dies gemessen, indem sie die Leute gebeten haben, sich verschiedene Verwendungsmöglichkeiten für ein Tischtennis auszudenken. Menschen in ordentlichen und unordentlichen Umgebungen haben die gleiche Anzahl von Verwendungen gefunden, aber diejenigen in unordentlicheren Ausgrabungen hatten anscheinend interessantere Antworten.)

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Und ich habe die Schreibtische so intensiv kreativer Typen gesehen wie Mark Twain, Steve Jobs und Albert Einstein, die manche behaupten, schlampig zu sein. Ich bin nicht einverstanden. Ihre Schreibtische sind nicht aufgeräumt, aber ich würde vermuten, dass die meisten Sachen auf ihren Schreibtischen und ihren Regalen direkt mit der Arbeit zu tun haben, auf die sie sich am meisten konzentrieren wollten. Ich bezweifle, dass diese Jungs Arzttermine hatten und die ACT-Anmeldeformulare ihrer Kinder ihre Haufen, ihre Gedanken oder ihren Arbeitsablauf verunreinigten. Dafür hatten sie Frauen oder Assistenten.

Da meine Haufen mein Denken, meine Kreativität bei der Arbeit, meine Effizienz zu Hause und meine Zeit verunreinigten, fand ich einen Nachmittag in meinem Kalender, an dem ich mit dem Hancock-System mit dem Ausgraben beginnen konnte. Ich habe jetzt einen Aktionsstapel auf meinem Desktop für die Arbeit und einen in der Küche für Haushaltssachen. Meine Arbeit Aktive Dateien sind auf meinem Schreibtisch in Zeitschriftenhaltern sortiert, damit Sie leicht darauf zugreifen können. Und ich habe Notizen und Dokumente archiviert, die ich jetzt in meinen Aktenschränken aufbewahren möchte, und sogar eine ganze Schublade voller Sachen geworfen, die ich seit mehr als einem Jahr nicht mehr angeschaut habe, um Platz für hoffentlich neue Gedanken zu schaffen und neue Projekte.

Ich bin nicht bereit für einen Scanner. Ich bin mir immer noch nicht sicher, was ich mit den Stapeln von Visitenkarten machen soll. Ich muss noch daran arbeiten, wie ich To-Do-Aufgaben nachverfolge (Wunderlist zurücksetzen) und plane (der Google-Kalender ist gerade meine erste Wahl.) Und du willst nicht, dass der Esstisch endlich mit den Quittungen bedeckt ist ausgegraben, sortiert und müssen jetzt herausfinden, was mit ….

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Ich möchte kreativ sein. Aber ich will auch durchatmen, pünktlich meine Steuern zahlen und meine Kinder zum Zahnarzt bringen. Vielleicht können meine Wände unordentlich sein?

Was sind Ihre Strategien, um sicherzustellen, dass Ihr Büroraum Ihnen hilft, Ihre beste und wichtigste Arbeit zu erledigen? Teile sie unten.

Andrea Hancock ist eine unserer Time Hack Experten. Möchten Sie Ihre Zeit optimal nutzen? Füllen Sie hier das Time Hack-Formular aus.